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工作流转

公文处理

实现收文处理和发文处理的电子化,提高公文处理的效率。发文处理可对公文制发中的拟稿、核稿、会稿、签发、编号、登记、打印、归档等环节进行处理。收文处理可对来文的登记、拟办、批办、传阅、承办、办理、归档等环节进行处理。

日常审批

单位中各项日常审批工作(如:请示报告、工作交办、电话记录呈阅、部门间的工作联络、出差申请、采购申请、报销、请假等等)均可定义成流程,通过网上进行流转办理,办理结束自动提醒相关人员并将文档归档到相应的文件库中。

文件修改痕迹保留

系统集成Word和WPS作为文件编辑工具,在发文处理过程中可以完整保留每个改稿人的修改痕迹。对不同人员的修改痕迹以不同的颜色显示加以区分,并能在修改区域标识修改人姓名及修改时间等信息,保证文件修改的严肃性和责任性。

文件编号

系统提供了定义“流水号”的功能,可以根据本单位收文和发文的分类定义流水号,流水号记录该类文件的编号信息和当前序号,收发文表单中可以直接调取当前文种流水号,当前流水号被使用后序号会自动加1。

发文登记和收文登记 公文发送之前可以调用发文登记操作,在发文登记簿中进行发文登记;收文处理之前可以调用收文登记操作,在收文登记簿中进行收文登记;登记信息可以从表单中自动提取,无须重复输入。
文件套打 文件套打功能可以将文档中的内容提取到word形式的套打模板文件中,充分利用word对文档的排版优势,按照套打模板文件预先定义的格式完成内容打印。
流转监控 相关领导可对工作流转进行实时监控,了解每个人员和每个文档的办理情况,并可进行催办和特送。
委托办理 可将相关工作委托给其他人办理,可设置委托时限,时限到后自动收回委托办理权限。
表单和流程自定义 公文处理和日常审批的表单和流程可以由用户自定义,自定义项目丰富,自定义方法直观,用户单位的系统管理员能够快捷地定义出符合本单位实际业务需要的收发文处理及日常审批的表单和流程。

文件管理

可按实际需要设置文件库

文件库可用于保存流转结束的文件,也可用于存储各种日常文件。在文件库中可以设置文件夹,文件夹可以多级设置,文件存放在末级文件夹中。

文件库中提供多重访问权限控制

文件库权限有:管理者、编辑者、作者、读者4类,文件库权限向下递延到文件夹。文件夹权限有:管理者、编辑者、作者、读者4类,文件夹权限向下递延到下级文件夹。文件的访问受文件夹权限的控制。

用户单位可以有效规划文件访问权限,确保文件管理与访问的安全性。

信息发布

电子公告

用于单位内外部新闻的发布,近期新闻在主界面的左下角滚动显示。

在线新闻

用于单位中新闻的发布,近期新闻在主界面的左下角滚动显示。

电子论坛

提供一个信息交流、思想沟通和问题讨论的空间,根据需要可以发起并创建某方面的议题,其他人可在此进行自由的谈论和发言,包括进行咨询、解答和收集意见等。

内部通讯

电子邮件

为每一个办公人员提供了一个内部邮箱,用于内部办公邮件的收发。

在线短信 可以即时感知用户是否在线,可以进行实时交流和留言。系统中其它功能模块调用在线短信进行提醒。

手机短信

可发送手机短信,当重要工作到达时以手机短信形式将通知发送到用户手机中,确保重要事件的及时通知。可在通讯录模块中筛选联系人直接发送手机短信,还可在CRM模块(xbet版)中筛选客户信息直接发送手机短信。

辅助办公

日程安排

提供个人日程、共享日程和日程提醒等功能,使用户能够更有效地安排自己的工作时间。

会议室管理

可以查看会议室的状态、进行使用申请和审批,并具有使用记录。

物品管理

可以设置多个物品仓库,提供物品的入库、库存和出库管理,具有物品领用申请与审批功能,并可以进行各种查询与统计。

人事管理

提供人事档案、劳动合同、奖惩记录及培训记录等功能,可方便进行查询和报表输出。

考勤管理 提供电子打卡、去向登记、去向牌、查询和统计等功能。
登记簿 登记簿用于日常办公中发文和收文的登记,登记信息可以从表单中自动提取,无须重复输入。登记簿可以设置分类对发文和收文进行分类登记。

公文交换接口

公文交换接口用于连接公文交换平台,实现单位之间的公文自动交换。发文处理完成后,可以直接通过公文交换接口发送到公文交换平台上各个收件单位的收件箱中;通过公文交换接口还可以把外单位来文从公文交换平台自动接收到办公系统中。

系统定制

组织机构

设置本单位的组织机构,包括部门设置、岗位设置和人员注册,组织机构是系统进行工作管理和权限分配的基础。

表单定制

可视化表单定制功能,可以根据本单位业务需要自定义表单,表单定制功能强大,能够支持实际业务中的各种表单格式。系统还具有表单预览、表单导入和表单导出等功能。

流程定制

向导式流程定制功能,通过对自定义项的选择和打勾就可以快捷地完成工作流程的定义。流程的自定义项目丰富,可以很好地满足组织中各种工作处理的需要。

这里还提供了一种自由流程定义模式,在现实中有些工作无法用固定的流程运转,这时可将这类工作定义成自由流程;自由流程无须定义流向,工作可以在各个环节之间自由流转,完全由办理人根据具体情况来决定下一个办理环节。

基础数据

常用意见

可以定义常用的意见文字,减少日常办公中填写意见时的输入。

数据字典

各种常用的输入信息可以做成字典,表单中可以调用相应的字典,输入时只需选择字典项,方便输入,又规范了输入信息。

流水号

可以定义各种文档的编号格式并记录当前序号,文档中调用流水号可以取得相应文种的当前编号,并对流水号自动进行+1计数。

打印模板 可以预先定义各种打印模板,日常办公中可以调用打印模板进行文档套打或正文转换。

上传用户单位的LOGO图片

主界面左上角的位置可用于显示用户单位的LOGO,用户单位可以上传本单位的LOGO图片,图片格式可以是jpg或gif。

 

 

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