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泉州晚报社OA应用

             

一、应用背景
    泉州晚报社自1985年4月1日创办中共泉州市委机关报《泉州晚报》以来,成为泉州市第一大纸质媒体,事业不断发展,现已拥有《泉州晚报》、《泉州晚报·海外版》、《东南早报》、《泉南文化》三报一刊和泉州晚报网站,正在朝着报业xbet的方向发展。现新办公社址——泉州晚报大厦,高21层,面积2.56万平方米,是全省智能化程度最高、设备最先进的办公大楼;印刷厂房面积1.1万平方米,配备目前国内最先进的印刷设备。大厦采用目前世界上最先进的4C技术,即现代计算机技术、现代控制技术、现代通信技术和现代图形显示技术,综合配置建筑内各功能子系统,以综合布线系统为基础,以计算机网络为桥梁,全面实施通信系统、办公自动化系统、建筑设备自动化系统等的综合管理,实现智能化楼宇系统“安全、舒适、经济、高效、可扩充”的目的。

 

    2003年3月,泉州晚报社通过公开招标方式选择了xbet智能办公系统V3.0,该软件具国内领先的通用性、易用性、实用性等特点,是一个较为成熟和进步的综合内部办公信息系统。一个月后,泉州鲤城公田软件开发xbet即完成了对泉州晚报社内部办公系统的应用规划、实施与培训、调整与试用等工作,当月,即顺利投入应用。

 

二、系统主要应用及设置

(一)组织机构设置
    泉州晚报社在构建组织机构的过程中,充分考虑到报社的各部室之间及上下级之间的组织层次问题,灵活地设置了一人多岗及一岗多人的组织结构,其定义过程充分利用了xbet智能办公系统中部门、岗位、职员的树状结构,其应用效果如下图所示。

(二)流程及表单设置
    泉州晚报社日常办公流程主要有收文、发文、规章制度发文、编委交办单、办事单、会议纪要等流程。在流程的定义中广泛地使用了多流向、多人协同办理及人工控制与自动流转等多种功能,xbet智能办公系统丰富的流程定制功能选择提供了游刃有余的定义及流转模式。以下着重介绍其中的几个典型流程。
1、收文
   收文的工作流程简图如下所示:

①总编办安排专人对外来文件进行登记,并根据文件性质选择是送分管领导签批,或直接送总编辑签批。

 

②分管领导填写签批意见后提交,文件自动传给总编辑。

③总编辑填写签批意见后提交,文件自动传回总编办。

④总编办主任选择文件需要送哪些部门。

⑤各相关部门签收文件,并按文件要求落实、处理。

⑥文件返回总编办,经登记归档

定制过程主要分三步(以下各表内只列出必须选项设置,没列出的均采用系统默认值):
   第一步,流程定义,定义收文流程的基本属性,如下表所示:

流程名称

收文

流程类别

公文管理

对应表单

收文处理单

流程管理员

选择了部分领导姓名

设置为自由流程 启用/禁用 启用状态
全体人员使用 ../总编办/工作人员 流程结束后通知
归档数据库

 

 

公文库 归档文件夹 收文/2003年度

   第二步,环节定义,根据实际工作流程图,规划如下环节:

序号

环节名称

办理方式

办理人

办理权限

提示催办

 

1

 

来文登记

编辑式

创建人

允许跟踪后续过程

2

分管领导签批

审批式

 

../xbet领导/副总编辑

../xbet领导/纪检组长

../xbet领导/编委

选择具体办理人

 

允许编辑文档允许填写意见将意见内容填入域

工作到达提示

3

总编辑签批

审批式

../xbet领导/总编辑

允许编辑文档允许填写意见将意见内容填入域允许查看意见汇总

工作到达提示

4

总编办签送

审批式

../总编办/主任

允许编辑文档允许填写意见将意见内容填入域允许查看意见汇总

工作到达提示

5

相关总部阅办

审批式

由上环节指定

允许填写意见允许查看意见汇总

工作到达提示

6

登记归档

审批式

创建人

允许编辑文档

工作到达提示

   第三步,流向定义,根据工作流转特点,规划如下流向:

序号

流向名称 源环节 目标环节

其它设置

1

总编办工作人员登记文件 <开始> 来文登记

2

送分管领导签批 来文登记 分管领导签批

3

送总编辑签批 来文登记 总编辑签批

4

继续送总编辑签批 分管领导签批 总编辑签批

5

返回总编办 总编辑签批 总编办签送

6

送相关部门阅办 总编办签送 相关部门阅办

7

返回总编办 相关部门阅办 登记归档

8

结束并归档 登记归档 拟稿

2、一般发文
   发文的工作流程简图如下所示:

3、规章制度发文
   规章制度发文流程是一般流程的一种具体应用,其流程定义过程及流程图与一般收文雷同,在此不重述。

4、编委交办单

   编委交办的工作流程简图如下所示:

5、办事单
   办事流程简图如下所示:

6、会议纪要
   会议纪要的工作流程简图如下所示:

(三)日常办公应用

 

    下面以办事单处理及流转过程为例,说明日常办公模块的应用。

 

    1、填写办事单。创建人在系统首页上点击热点‘待办工作',选择流程‘泉州晚报办事单',创建一个办事单,如下图所示。

    2、创建人在表单中填写办事主题及内容,允许上载附件文件。点击按钮<提交>,将办事单提交。按照流程设置,办事单自动传递给本部门主任,并显示在主任的系统首页内,如下图所示。

    3、主任可以打开预览工作,点击按钮<签收>,将待办工作转为在办工作,如下图所示。

    4、主任处理办事单,点击按钮<编辑>,进入编辑状态,主任填写审批意见,如下图所示。

    5、主任处理完毕,点击按钮<保存>,将工作暂时保存,或点击按钮<提交>,将工作提交,此时,主任需要选择工作的具体流向,如下图所示,本例选择直接送总编辑审批。

    6、总编辑查看办事单的已办人意见内容、工作流转历史,签收办事单,审批结束后提交。

    7、办事单自动传递到总编办,由总编办工作人员签收,提交时选择下一环节的办理人,如下图所示。

    8、两个办理人先后签收办事单,在文档中分别填写办理结果意见后提交。

 

    9、办事单自动传递到总编办,由总编办工作人员指定归档位置,结束办事单的流转过程。

(四)文件库的规划与设置

    xbet智能办公系统文件管理模块用于规划、定义文件库,泉州晚报社首批文件库定义情况如下图所示。

    其中,公文库的库一级的权限设置情况如下图所示。

    公文库内的文件夹定义如下图所示。

三、系统实施
    泉州晚报社OA项目是由泉州公田软件有限xbet与晚报社总编办、技术部共同完成的,实施周期控制在一个月之内。

内  容

时  间

参与人员

 xbetIOA产品交货、验收

1个工作日

 公田软件xbet

 

 报社技术部

 安装、设置Windows2000Server服务器操作系统
 服务器端应用软件的安装及设置(如防火墙,Adobe  Acrobat  Reader等)
 Lotus Domino的安装与配置
 Lotus Notes客户端软件的安装、连接与配置
 xbetOA的安装、初始化设置
 工作流程及表单需求的调研及分析

7个工作日

 报社分管领导

 

 报社总编办

 报社技术部

 公田软件xbet

 文件分类体系、访问权限的调研及分析
 组织机构及人员的确定
 系统各模块权限调研及分析
 人员注册、组织机构图构建

5个工作日

 公田软件xbet

 

 报社技术部

 流程及表单定制的定制与设计
 文件库的构建及权限的划分
 各辅助模块的设置
 xbetOA系统试运行阶段

 

 

3个工作日

 报社分管领导

 

 报社总编办

 报社技术部

 公田软件xbet

 OA软件系统管理员级别培训

3个工作日

 报社技术部

 

 总编办主要应用人员

 公田软件培训工程师

 OA软件应用级别培训

3个工作日

 所有操作员

 

 公田软件培训工程师

 OA软件领导级别培训

2个工作日

 报社领导

 

 公田软件培训工程师

 系统正式运行    公田软件维护工程师

 

 报社技术部

四、结束语
    通过xbet智能办公系统,泉州晚报社大大提高了工作效率,实现管理信息化、规范化,实现轻松管理,并能充分利用现有资源来有效提升单位的无形资产,从而带动整个报社的迅速发展。

 

 

(本文发表于2003年6月11日)

 

 

 

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